Pendant des années, la question de la productivité au travail a été posée à l’envers. On a cherché à faire travailler plus vite, plus longtemps, avec plus d’outils. Or le problème n’est pas la performance des salariés, mais l’accumulation silencieuse de micro-tâches numériques qui grignotent le temps de travail sans créer de valeur. Dans le tertiaire, une part croissante de la semaine ne sert plus à produire, mais à s’organiser pour pouvoir produire.
Les chiffres sont désormais bien documentés. Selon une étude McKinsey, les cadres passent en moyenne 28 % de leur temps à gérer leurs emails. Microsoft, dans son Work Trend Index, montre que plus de 40 % des utilisateurs consultent leur messagerie avant même 8h du matin, et qu’un salarié est interrompu en moyenne toutes les deux minutes par une notification, un message ou un email. L’INRS rappelle de son côté que le multitâche numérique augmente significativement la charge cognitive et les erreurs. Autrement dit, le travail moderne est devenu un environnement fragmenté, où l’attention est constamment sollicitée sans hiérarchie claire.
Dans une semaine de 35 heures, un salarié du tertiaire consacre souvent entre 12 et 15 heures à des tâches d’organisation numérique : lire et trier des emails, chercher une information déjà produite, nommer ou retrouver des fichiers, préparer ou subir des réunions mal cadrées, reprendre une tâche interrompue, nettoyer en fin de journée ce qui n’a pas été traité. Ce temps n’est ni visible ni reconnu, car il est diffus, morcelé, et rarement formalisé dans les fiches de poste. Pourtant, il structure profondément l’expérience de travail.
Le phénomène est aggravé par l’empilement d’outils. Email, messagerie instantanée, drive, outil métier, CRM, logiciel de gestion de projet : chacun promet de faire gagner du temps, mais aucun ne définit clairement ce qui doit y entrer ou en sortir. Résultat, l’information est dupliquée, fragmentée, parfois contradictoire. Une étude de Gartner estime que les salariés perdent en moyenne près de deux heures par jour à chercher des informations ou à reconstituer un contexte. Ce temps perdu n’est pas un problème individuel de méthode, mais un problème collectif de gouvernance de l’information.
La question des réunions illustre bien ce décalage. Selon Atlassian, plus de 60 % des réunions sont jugées inutiles par les participants, souvent faute d’objectif clair ou de décision attendue. À cela s’ajoute le temps invisible : préparer une réunion, prendre des notes exploitables, reformuler ce qui a été décidé, puis suivre des actions qui ne sont parfois jamais réellement priorisées. Là encore, le coût n’est pas tant la réunion elle-même que ce qu’elle déclenche en aval.
Face à ce constat, l’intelligence artificielle est souvent présentée comme la solution. Elle peut effectivement aider à résumer des emails, structurer des notes, générer des comptes rendus ou prioriser des tâches. Mais sans règles claires en amont, elle risque surtout d’accélérer un système déjà désorganisé. Une organisation confuse, augmentée par l’IA, devient simplement plus confuse plus vite. L’enjeu n’est donc pas technologique avant d’être organisationnel.
La vraie rupture productive ne vient pas d’un nouvel outil, mais de décisions simples et partagées. Clarifier ce qui mérite un email et ce qui n’en mérite pas. Définir des règles de nommage compréhensibles par tous. Limiter volontairement les canaux. Assumer qu’une information mal trouvable est une information perdue. Accepter aussi que finir sa journée avec une boîte mail à zéro n’est pas un luxe, mais une condition de continuité du travail.
La productivité du tertiaire ne se joue plus dans l’effort, mais dans la réduction du bruit. Dans un monde où la technologie permet de tout produire plus vite, la vraie compétence devient la capacité à protéger l’attention, à structurer l’information et à décider ce qui ne doit pas être fait. Tant que ces sujets resteront invisibles dans les organisations, on continuera à parler de surcharge de travail là où il s’agit surtout d’une surcharge de désordre.
La question à se poser n’est donc pas uniquement “comment travailler plus efficacement avec l’IA ?”, mais “n’y a-t-il pas déjà un problème majeur de maîtrise des outils déjà disponibles à résoudre avant de le faire ?”. Les entreprises y gagneraient tellement de productivité !
Problème
L’email devient une source de stress et d’oubli.
Règles
Un email = une décision.
La boîte de réception n’est pas une to-do list.
Méthode
Lire un email une seule fois.
Décider immédiatement : répondre / transformer en tâche / classer / supprimer.
Répondre immédiatement si cela prend moins de 3 minutes.
Si action > 3 minutes : créer une tâche et archiver l’email.
Viser une boîte de réception vide en fin de journée.
Astuces
Pas de “je garde au cas où”.
Les CC inutiles = bruit.
Gain
–25 à –30 % de temps perdu sur les emails
Source : McKinsey
https://www.mckinsey.com/capabilities/mckinsey-digital/our-insights/the-social-economy
Problème
Les fichiers sont introuvables ou en double.
Règles
Un dossier = un usage clair.
Même structure pour tous.
Méthode
Limiter à 5–7 dossiers racines maximum.
Créer une arborescence simple et stable.
Bannir les dossiers “divers”, “fourre-tout”, “à trier”.
Ranger immédiatement, pas plus tard.
Utiliser un seul endroit de référence.
Astuces
Si tu hésites où ranger, la structure est mauvaise.
Mieux vaut peu de dossiers bien nommés que trop.
Gain
–40 % de temps de recherche
Source : IDC
https://www.idc.com/getdoc.jsp?containerId=prUS48241421
Problème
On ne sait pas quelle est la bonne version.
Règles
Le nom du fichier doit suffire sans l’ouvrir.
Méthode
Toujours utiliser la même structure :
Date (YYYY-MM-DD)
Sujet clair
Version
Exemple : 2025-04-15_Contrat_ClientX_v2.docx
Mettre la version dans le nom, jamais “final”.
Astuces
Pas de “final”, “def”, “ok”, “new”.
La date au début permet un tri automatique.
Gain
Fiabilité, travail d’équipe fluide.
Problème
Perte de temps quotidienne.
Règles
Toute information doit être retrouvable en moins de 30 secondes.
Méthode
Définir un point unique de vérité.
Ne jamais dupliquer inutilement.
Ranger au bon endroit dès la création.
Utiliser la recherche uniquement si le rangement est bon.
Astuces
Si tu dois demander à quelqu’un, le système est défaillant.
Gain
Continuité, autonomie, efficacité.
Problème
Les retards sont banalisés.
Règles
Être à l’heure, c’est respecter les autres.
Méthode
Intégrer les temps de déplacement.
Prévoir 5–10 minutes de marge.
Activer des alertes avant chaque rendez-vous.
Éviter les réunions qui s’enchaînent sans pause.
Astuces
Arriver en avance = reprendre le contrôle.
Gain
Crédibilité, confiance, efficacité collective.
Problème
L’agenda est subi.
Règles
Ce qui n’est pas planifié n’existe pas.
Méthode
Bloquer des plages de travail profond.
Bloquer des temps de récupération.
Limiter les réunions par défaut.
Lire son agenda comme un tableau de bord.
Astuces
Un agenda plein n’est pas un agenda efficace.
Gain
Moins de stress, meilleure priorisation.
Problème
Trop de listes, rien n’avance.
Règles
Une tâche = une action concrète.
Méthode
Une seule liste de tâches.
Chaque tâche commence par un verbe d’action.
Durée estimée.
Priorisation simple (important / non important).
Revue quotidienne rapide.
Astuces
Si ce n’est pas actionnable, ce n’est pas une tâche.
Gain
Exécution fiable, esprit libéré.
Problème
Réunions longues et inutiles.
Règles
Pas d’ordre du jour = pas de réunion.
Méthode
Définir un objectif unique.
Lister les sujets.
Attribuer un temps par sujet.
Identifier les décisions attendues.
Envoyer l’ordre du jour en amont.
Astuces
Une réunion = une décision ou une action.
Gain
–30 % de temps de réunion
Source : Harvard Business Review
https://hbr.org/2014/07/how-to-run-a-meeting
Problème
Les comptes rendus ne servent à rien.
Règles
Noter uniquement ce qui engage.
Méthode
Décisions prises.
Actions à faire.
Responsables.
Échéances.
Pas de verbatim.
Astuces
Si personne n’est responsable, rien ne se fera.
Gain
Clarté, responsabilisation.
Problème
Flou après la réunion.
Règles
Personne ne repart sans savoir quoi faire.
Méthode
Reformuler les décisions.
Valider chaque action.
Fixer les échéances.
Envoyer un compte rendu sous 24h.
Astuces
La fin de la réunion est plus importante que le début.
Gain
Passage à l’action.
Problème
Attention fragmentée.
Règles
Protéger ses plages de concentration.
Méthode
Désactiver les notifications inutiles.
Créer des plages sans interruptions.
Informer son équipe.
Astuces
L’urgence est souvent une illusion.
Gain
+40 % de productivité
Source : University of California Irvine
https://ics.uci.edu/~gmark/chi08-mark.pdf
Problème
Charge mentale permanente.
Règles
Ne rien laisser en suspens.
Méthode
Trier emails et messages.
Planifier les tâches restantes.
Clarifier l’agenda du lendemain.
Fermer les outils.
Astuces
Finir sa journée fait partie du travail.
Gain
Récupération mentale, efficacité durable.
Problème
Chacun fait à sa manière.
Règles
Les méthodes communes priment sur les préférences individuelles.
Méthode
Formaliser les règles.
Diffuser à tous.
Appliquer au management.
Ajuster régulièrement.
Astuces
La cohérence collective vaut mieux que l’optimisation individuelle.
Gain
Performance durable, collaboration fluide.
Pas d’IA ici, juste de la méthode. Et c’est déjà collossal pour gagner des dizaines d’heures par mois par personne !
